Muitas vezes há uma luta gigantesca por parte de varejistas, principalmente do comércio eletrônico, na hora de fazer sua composição de fornecedores. Formar um grupo confiável não é fácil, pois o trabalho de longo prazo pode ser afundado por completo se os fornecedores não se comprometerem a seguir o plano traçado e, por consequência, faltar produto no mercado. Do outro lado, os fornecedores precisam de garantias de retorno, mas isso não é algo tão simples, já que os varejistas dependem do consumidor. Nessa corrente de interdependências, o fator confiança conta muito para integrar fornecedores e varejistas. E construi-la é um desafio, no qual nossas dicas tentarão ajudar.
1) Programe-se com antecedência
Não adianta fazer aquele jogo de ligações frenéticas em cima da hora, dizendo que tem um negócio da China e que “escolheu” o fornecedor iluminado para ser parceiro nessa jornada. Geralmente, isso não cola e pode inclusive queimar cartuchos importantes com o potencial fornecedor.
Dentro da programação, inclua as vantagens que seu site de varejo ou sua loja podem oferecer concretamente para o fornecedor que decidir entrar em parceria. Se possível, elabore gráficos de desempenho e vendas, identificando o quanto o seu público pode ser receptivo ao produto. Lembre-se que os fornecedores também trabalham com exclusividade para com outros compradores e é preciso mostrar as vantagens de entrar na sua equipe.
2) Trabalhe o seu time interno
Todos precisam falar a mesma língua e saber para onde estão indo. Não adianta deixar uma equipe pilhada para fazer as prospecções e não atualizar como anda o escopo do projeto. É preciso que os fornecedores recebam contato de pessoas que complementam umas as outras. Se houver uma pergunta sobre algo específico de uma área, o profissional que trabalha nela precisa ter as mesmas respostas dadas por profissionais de outros departamentos, ainda que mais completas devido à especialização. Para isso, Merchandising, Promoção, Vendas e Atendimento ao Cliente devem seguir o mesmo ritmo ao remar o barco.
3) Classifique seus fornecedores
Nem sempre os fornecedores agem da mesma forma. Aliás, dependendo da natureza do produto, é possível ter recepção mais calorosa ou mais reservada. Isso é normal. Faça um estudo prévio sobre cada fornecedor para entender os anseios e as reclamações que eles têm em relação ao mercado. Mostre que seu público é diferenciado, indicando os potenciais de ganho. Também é preciso nivelar cada fornecedor conforme a relevância que possuem para o seu negócio, para que na hora de priorizar parcerias, você saiba quem manter e quem descartar.
4) Não deixe seus fornecedores sem respostas
Não esconda segredos em assuntos que sejam relevantes para os fornecedores. Quando eles perguntarem o porquê de ser uma boa ideia trabalhar com sua empresa, mostre relatos concretos; abra as informações que possam cativar os fornecedores e faça-os ter um vislumbre de lucros. Também não tente maquiar uma situação como só vantajosa. Deixe-os cientes dos riscos, pois isso os colocará de forma mais empática para ajudar da melhor forma.
5) Trabalhe comunicação
Isso é fundamental. Em cada setor e com cada profissional deve-se trabalhar a comunicação como um tesouro importante. Cotações, datas e decisões precisam ser sincronizadas com cada pessoa envolvida no processo de interface com o fornecedor. Treine bem a equipe e passe esse espírito de excelência em comunicação, para que tudo ande sem contratempos. Também peça aos fornecedores (se possível, treine-os) para manterem alguém responsável pelos contatos, para que não fique aquela desagradável situação de iniciar uma operação com um e continuar com outros que não estejam a par do que era para ser feito.
6) Aprenda a dizer adeus
Ao contrário da canção famosa, aprender a dizer adeus é importante. Diga adeus aos fornecedores que não se comprometem com os prazos, ou que não efetuam entregas e serviços de qualidade. Não precisa bater a porta na cara, mas evite criar uma equipe de maus profissionais. Dessa forma, os bons fornecedores sentirão firmeza e também perceberão que são valorizados.
Essas dicas podem ajudar muito se aplicadas com disciplina. É claro que você descobrirá outras soluções no dia a dia, mas comece a trabalhar o básico indicado. Boa sorte!